I.PENDAHULUAN

         Dalam rangka meningkatkan mutu produk dan daya saing produk Indonesia untuk memasuki pasar nasional , regional dan internasional, serta memberikan perlindungan pada konsumen, setiap produk yang akan diekspor maupun yang beredar di pasar dalam negeri perlu diawasi dan dikendalikan mutunya, salah satunya melalui sertifikat produk penggunaan tanda SNI (SPPT-SNI) atau standar lain yang diacu dan diakui oleh Lembaga Sertifikasi Produk yang telah diakreditasi oleh KAN.

         Melalui Sertifikat produk ini berarti suatu perusahaan / produsen telah berhak memakai tanda SNI dan LSPro pada produk tertentu yang di hasilkan, dan merupakan jaminan bahwa produk tersebut telah memenuhi standar yang ditetapkan. 

II. RUANG LINGKUP

       Pedoman ini mencakup pengertian, istilah, acuan persyaratan, produsen sertifikasi, hak dan kewajiban, pengawasan klien, penyelenggaraan dan sanksi, keluhan, banding dan perselisihan, publikasi yang dilaksanakan oleh LSPro – BBK.

III. PENGERTIAN ISTILAH

1. Lembaga Sertifikasi Produk BBK (LSPro-BBK) adalah Lembaga Independen di bawah Balai Besar Keramik, Kementrian Perindustrian yang menangani kegiatan sertifikasi produk sesuai dengan ruang lingkup kewenangan.
2. Sertifikasi adalah proses kegiatan penertiban sertifikat terhadap barang atau jasa.
3. Sertifikasi produk adalah proses pemberian sertifikat produk kepada perusahaan yang telah menerapkan suatu sistem mutu dan mampu menghasilkan suatu produk dengan mutu yang konsisten sesuai dengan standar yang diacu dan diakui.
4. Sertifikasi Produk Penggunaan Tanda SNI adalah proses pemberian sertifikat kepada perusahaan yang telah menerapkan sistem mutu yang konsisten sesuai dengan SNI.
5. Sertifikasi Produk adalah dokumen yang diterbitkan oleh Lembaga Sertifikasi produk yang menyatakan bahwa perusahaan/produsen telah berhak memakai tanda SNI atau standar lainnya yang diacu dan diakui pada produk tertentu yang dihasilkan.
6. Sertifikasi Produk Pengguna Tanda SNI adalah dokumen yang diterbitkan oleh Lembaga Sertifikasi Produk yang menyatakan bahwa sesuatu perusahaan/produsen telah berhak memakai tanda SNI pada produk tertentu yang dihasilkan.
7. Produk adalah hasil dari suatu kegiatan atau proses.
8. Pemohon (untuk sertifikasi) adalah/ perusahaan yang ingin mendapatkan sertifikat produk dari Lembaga Sertifikasi Produk.
9. Klien adalah pihak yang bertanggung jawab atas produk, proses atau jasa dan sanggup meyakinkan bahwa jaminan mutu diterapkan
10. Verifikasi adalah konfirmasi melalui pemeriksaan dan penyediaan bukti obyektif bahwa persyaratan yang ditetapkan telah terpenuhi.
11. Sistem mutu adalah struktur organisasi, prosedur, proses dan sumber daya diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu.

IV. PERSYARATAN UNTUK MENDAPATKAN SERTIFIKAT PRODUK

1. Telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 9001:2015 atau pernyataan diri. Hal ini menunjukan bahwa perusahaan tersebut telah memenuhi sistem mutu yang dibuktikan dengan sertifikat sistem mutu atau dari hasil verifikasi LSPro-BBK.
2. Mutu produk konsisten dan memenuhi standar produk yang dipersyaratkan. Hal ini dibuktikan dengan hasil uji terhadap contoh produk oleh laboratorium penguji yang terakreditasi atau ditunjuk oleh regulator dan contoh uji diambil oeh PPC yang kompeten.
3. Membayar biaya Sertifikasi yang telah ditentukan.
   
   

V. PROSEDUR SERTIFIKASI PRODUK 

1. Permohonan Sertifikasi

1.1.  Permohonan meminta informasi tentang tata cara sertifikasi produk ke LSPro – BBK, melalui surat, telepon, faksimili, e-mail maupun langsung LSPro – BBK.

1.2.  LSPro-BBK mengirimkan formulir permohonan sertifikasi yang dilengkapi dengan dokumen terkait. Bila diminta, LSPro – BBK wajib memberikan informasi tambahan yang terkait dengan proses sertifikasi.

1.3.  Calon Klien mengajukan permohonan sertifikasi produk kepada LSPro-BBK , ditanda-tangani oleh Pimpinan Perusahaan atau Wakil yang berwenang.

1.4.  Lampiran Permohonan

-          Data pemasok / perusahaan ditanda-tangani Pimpinan Perusahaan
-          Struktur Organisasi yang disahkan perusahaan
-          Panduan Mutu
-          Daftar Induk Dokumen
-          Foto Copy kepemilikan merek Pendaftaran/Patent Merek
-          Ilustrasi pembubuhan tanda SNI pada kemasan dan atau produk
-          Fotocopy S I U P
-          Fotocopy Akte Notaris Pendirian Perusahaan
-          Fotocopy IUI / Ijin prinsip / TDP
-          Fotocopy NPWP
-          Fotocopy Sertifikat Sistem Mutu SNI ISO 9001:2008/ISO 9001 : 2008 atau atau SNI ISO 9001:2015
-          Bukti telah membayar biaya sertifikasi produk

2. Penyampaian Biaya Sertifikasi Produk

Jika tinjauan permohonan sertifikasi produk sudah sesuai, maka dibuatkan penawaran biaya sertifikasi produk (sertifikasi awal/survailen) sesuai peraturan dan standar yang diacu.

3. Persetujuan Biaya dan Persyaratan Proses Sertifikasi Produk dengan Perjanjian Kontrak

Persetujuan biaya sertifikasi dan persyaratan atau ketentuan – ketentuan yang berlaku, maka akan dibuat kontrak antara permohonan dan LSPro – BBK .

4. Asesmen / Verifikasi Sistem Mutu

Penyampain Surat Pemberitahuan Sertifikasi tentang waktu pelaksanaan dan personil tim audit kepada klien untuk dimintakan persetujuan.

5. Pelaksanaan Audit Sertifikasi Produk

5.1.  Audit Tahap I ( Audit kecukupan )

Audit Kecukupan dilakukan oleh Tim Auditor yang ditunjukan LSPro-BBK untuk klien yang belum memiliki sertifikat Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 9001 : 2008 atau SNI ISO 9001:2015.

5.2.  Audit Tahap II (Kesesuaian)

Audit Kesesuaian /lapangan dilakukan di lokasi oleh Tim Auditor yang ditugaskan oleh LSPro- BBK untuk klien yang memiliki sertifikat Sistem Manajemen Mutu sesuai ISO 9001 : 2008 atau ISO 9001:2015

5.3.  Pengawasan Berkala/Survailen.

Catatan

- Verifikasi sistem mutu dilaksanakan bagi pemohon yang telah mendapatkan sertifikat sistem mutu oleh Tim Verifikasi
- LSPro- BBK memberitahukan kepada pemohon mengenai rencana dan tanggal pelaksanaan audit kecukupan/asesmen/verifikasi serta nama-nama anggota tim auditor, dengan tenggang waktu yang cukup, agar pemohon punya kesempatan untuk membuat pernyataan kesediaannya.

6. Pengambilan Produk dan Pengujian Produk

6.1.  Pengambilan contoh uji oleh Petugas Pengambilan Contoh (PPC) yang ditunjuk oleh LSPro- BBK .
6.2.  Contoh Uji dikirimkan ke Laboratorium Penguji yang ditunjuk.
6.3.  Pengujian Contoh Uji di Laboratorium Penguji sesuai persyaratan Mutu SNI dan skema sertifikasi.

7. Evaluasi dan Keputusan Sertifikasi

Evaluasi dilakukan oleh Tim Evaluasi Teknis untuk memberikan rekomendasi hasil Evaluasi terhadap proses sertifikasi produk dan keputusan sertifikasi untuk pernerbitan SPPT SNI kepada klien yang telah memenuhi persyaratan sistem mutu dan standar produk oleh Ketua Komite Evaluasi Teknis.

8. Penerbitan / Penyerahan Sertifikat Produk Penggunaan Tanda SNI (SPPT SNI)

8.1.  Penerbitan SPPT SNI
8.2.  Penandatanganan perjanjian Pengguna Lisensi, Sertidikat dan tanda SNI antara LSProo – BBK dengan klien
8.3.  Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Sertifikat
8.4.  Penyerahan SPPT SNI kepada klien

VI. PEMELIHARAAN / PERLUASAN/ PENUNDAAN/ PENCABUTAN SERTIFIKAT DAN SERTIFIKASI ULANG 

1. Pemeliharaan Sertifikat

Pemeliharaan Sertifikat dilakukan oleh LSPro – BBK dengan melakukan perngawasan berkala minimal 1 (satu) kali setiaip satu tahun dan pengawasan sewaktu – waktu jika diperlukan, untuk memastikan bahwa klien yang telah disertifikasi selalu memenuhi / persyaratan mutu dan standar produk yang digunakan untuk SPPT SNI.

2. Perluasan / Pengurangan Lingkup Sertifikat

Perluasan sertifikat diberikan kepada klien dengan mengajukan permohonan perluasan / pengurangan lingkup produk, setelah memenuhi ketentuan yang berlaku.

3. Penundaan Sertifikat

Penundaan Sertifikat dapat dilakukan apabila hasul pemeriksaan sistem mutu dan mutu produknya belum memenuhi persyaratan SNI atau standar lainnya yang diacu dan diakui. Penyalahgunaan sertifikasi, pelanggaran terhadap perjanjian atau laporan dari pihak lain tentang adanya penyalahgunaan SPPT SNI.

4. Pencabutan

Pencabutan sertifikat klien dilakukan dengan pertimbangan :

- Keinginan klien
- Produknya termasuk kategori berbahaya
- Pelanggaran terhadap standar yang diacu, kegagalan dalam memenuhi ketetapan/ prosedur sertifikasi
- Tidak memenuhi perubahan persyaratan sertifikasi baru karena adanya revisi standar.
- Klien mengalami kebangkrutan
- Melakukan pelanggaran/ penyalahgunaan sertifikat/ logo.

5. Sertifikasi Ulang

Sertifikasi ulang dilakukan oleh klien kepada LSPro- BBK apabila ada perubahan persyaratan sertifikasi atau klien yang telah disertifikasi melakukan perubahan setiap aspek mengenai status operasi yang dapat memperngaruhi :

- Mutu Produk, Status Hukum, Komersial atau Organisasi ; organisasi dan manajemen.
- Lokasi
- Personil, peralatan, fasilitas, lingkungan kerja, ayau sumber daya lainnya maka klien menyampaikan kepada LSPro – BBK termasuk jika ada perluasan/ pengurangan lingkup sertifikasinya.

VII. HAK DAN KEWAJIBAN PEMOHONAN DAN KLIEN

1. Hak Pemohon

1.1  Mendapatkan uraian rincian yang mutakhir tentang :

Kewenangan pengoperasian  LSPro – BBK , Prosedur Evaluasi dan Proses Sertifikasi.

1.2  Tambahan informasi lain yang diperlukan.

2. Kewajiban Pemohon

2.1  Mengisi dan menandatangani Formulir permohonan
2.2  Memberikan informasi tentang jenis perusahaan, nama, alamat, dan status hukumnya, definisi produk yangn akan disertifikasi, sistem sertifikasi, dan standar yang akan digunakan untuk produk yang akan diseritifikasi jika pemohon mengetahuinya serta informasi laing yang diperlukan.
2.3  Melakukan persiapan yang diperlukan untuk perlaksanaan evaluasi, termasuk persiapan untuk pemeriksaan dokumen dan akses ke seluruh bidang, rekaman (termasuk llaporan audit internal) dan personel untuk tujuan evaluasi pengambilan contoh asesmen) serta penyelesaian keluhan .
2.4  Mematuhi persyaratan dan ketentuan yang relevan dengan program sertifikasi
2.5  Menyetujui dan menandatangani kontrak.
2.6  Membayar biaya permohonan dan biaya sertifikasi.

3. Hak Klien

1.1   Menggunakan tanda SNI dan logo LSPro – BBK sesuai ruang lingkup yang di tetapkan dan memenuhi ketentuan/ prosedur penggunaan lisensi, sertifikat dan tanda kesesuaian.
1.2  Mengajukan keluhan, bandung dan perselisihan terhadap keputusan sertifikat sesuai prosedur yang berlaku.
1.3  Mempublikasikan sertifikasi produknya sesuai kewenangan yang diberikan dan ketentuan yang berlaku.
1.4  Mendapat informasi jika ada perubahan persyaratan sertifikasi dari LSPro – BBK .

2. Kewajiban Klien

2.1. Selalu memenuhi kebutuhan yang relevan dengan program sertifikasi
2.2. Mekakukan persiapan yang dilakukan untuk pelaksanaan evaluasi/ survailen, termasuk persiapan dokumen dan akses ke seluruh bidang, rekaman (termasuk laporan audit internal) dan personil untuk tujuan evaluasi (pengujian, verifikasi, asesmen) serta penyelesaian keluhan
2.3. Membuat pernyataan bahwa sertifikasi sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi yang sudah diberikan
2.4. Menjamin bahwa produknya selalu memenuhi persyaratan sertifikasi.
2.5. Tidak menggunakan sertifikasi produknya sedemikian rupa sehingga mengurangi wibawa LSPro – BBK dan tidak membuat pernyataan yang menyesatkan atau tidak sah berkaitan dengan sertifikasi produk.
2.6. Menghentikan pengguna semua iklan yang mengacu pada sertifikasi dan mengembalikan dokumen sertifikasi sesuai persyaratan LSPro – BBK apabila ada penundaan atau pencabutan sertifikat,serta berusaha agar tidak ada produk yang di sertifikasi beredar di pasaran, produk yang disertifikasi dan secara potensial memiliki kerusakan, harus dilakukan tindakan perbaikan dan bila mungkin termasuk produk yang ditarik kembali.
2.7. Menggunakan sertifikasi hanya untuk menunjukan bahwa produk telah disertifikasi sesuai dengan standar yang ditetapkan
2.8. Bersusaha menjamin bahwa tidak ada sertifikat atau laporan atau bagiannya disalahgunakan.
2.9. Mematuhi persyaratan LSPro – BBK dalam membuat acuan mengenai sertifikasi produk di media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan
2.10. Menyimpan rekaman semua keluhan/ pengaduan terhadap klien dan mengambil tindakan  penyelesaian serta mendokumentasikan semua tindakan yang diambiil hatus tersedia bila diminta oleh LSPro – BBK 
2.11. Segera memberiitahukan kepada LSPro – BBK jika ada modifikasi produk, proses manufaktur, kepemilikan atau bila relevan sistem mutu yang mempengaruhi kesesuaian produk
2.12. Melaksanakan penyesuaian seperlunya jika ada perubahan persyaratan sertifikasi dalam waktu tertentu.
2.13. Memberikan izin kepada LSPro – BBK untuk memberikan informasi kepada pihak ketiga jika disyaratkan oleh perundang undangan tanpa izin tertulis dari klien, namun klien diberitahu.

VIII. PENGAWASAN KLIEN

         Untuk menjamin bahwa klien selalu memenuhi persyaratan, LSPro- BBK melakukan pengawasan melalui pengawasan berkala maupun pengawasan sewaktu – waktu jika diperlukan ke lokasi perusahaan. Pengawasan berkala terhadap pemasok bersertifikat dilakukan minimal 1 (satu) tahun sekali berdasarkan program yang di tetapkan oleh LSPro –BBK . Adapun hal – hal yang di awasi adalah mutu produk dan sistem perusahaan.
hasil dari pengawasan digunakan sebagai bahan pertimbangan terhadap kepputusan sertifikat yang telah di terimanya.

IX. PELANGGARAN DAN SANKSI

1. Pelanggaran

Klien dapat dikategorikan melakukan pelanggaran apabila :
1.1. Membutuhkan tanda SNI atau tanda lainnya yang diacu tetapi tidak sesuai dengan persyaratan SNI atau standar lainnya yang diacu.
1.2. Menggunakan sertifikat logo diluar lingkupn sertifikat produk pengguna standar SNI atau standar lainnya yang dimiliki
1.3. Menyalahgunakan sertifikat logo diluar ketentuan yang telah ditetapkan.
1.4. Memproduksi dan mengedarkan barang dan atau jasa yangn telah mendapatkan sertifikat produk tetapi tidak memenuhi SNI.

2. Sanksi

      Apabila klien telah berbukti melakukan pelanggaran/ penyimpangan, maka kepada klien akan dikenakan sanksi administrasi berupa Surat Peringatan I, Surat Peringatan II, dan akhirnya pencabutan sertifikat produk yang dimiliki sesuai prosedur yang di tetapkan oleh LSPro – BBK .

X. KELUHAN, BANDING, DAN PERSELISIHAN.

          LSPro – BBK melayani laporan keluhan, banding dan perselisihan dari pihak pemasok maupun pihak lain tentang dugaan terjadinya pelanggaran dari ketentuan yang berlaku melalui telepon, faksimili, surat atau datang langsung ke Lembaga Sertifikasi Produk LSPro – BBK 

1. Keluhan

Klien dapat menyampaikan pernyataan tidak puas atau keluhan baik secara lisan maupun tertulis melalui telepon, faksimili, emai, surat atau datang langsung. Petugas layanan wajib mencatat semua keluhan yang masuk kemudian disampaikan ke LSPro BBK untuk ditangani. Keputusan yang diambil dan disetujui oleh Ketua LSpro -BBK disampaikan kepada yang mengajukan keluhan.

2. Banding

Klien atau pihak lain dapat mengajukan banding terhadap keputusan LSpro BBK secara tertulis paling lambat 14 hari setelah klien menerima keputusan LSPro BBK. Ketua LSpro BBK membentuk Panel banding untuk mengadakan rapat dan mengambil keputusan. Keputusan rapat panel banding  ditandatanagn oleh Ketua dan anggota panel banding dan ditetapkan oleh Ketua LSpro BBK (Kepala Balai Besar Keramik). 

3. Perselisihan

   Jika klien tidak menerima keputusan panel banding maka paling lambat 28 hari setelah keputusan banding diterima dapat mengajuakn perselisihan ke pengadilan tata usaha negara jawa barat.